Jika Anda sedang melakukan tugas atau membuat program baru, mendokumentasikan proses dapat membantu memformalkan upaya bisnis Anda. Nyatanya, membuat dokumentasi meningkatkan koordinasi, struktur, dan konsistensi dalam suatu organisasi. Artikel ini berisi praktik terbaik untuk Menulis Proses Dokumentasi.
Apa Itu Pengertian Dokumentasi Proses?
Untuk mendokumentasikan proses, Anda harus mengembangkan pedoman internal yang menguraikan langkah-langkah yang di perlukan untuk menyelesaikan tugas dari awal sampai akhir. Dokumen-dokumen ini dapat di gunakan saat merekrut karyawan baru atau menyerahkan tugas saat karyawan keluar dari perusahaan.
Dokumentasi proses juga dapat menunjukkan kompleksitas peran tertentu. Dengan dokumen proses dapat di jadikan panduan langkah untuk alat perangkat lunak baru atau dokumen orientasi untuk karyawan baru. Praktik ini memungkinkan Anda untuk secara proaktif mengembangkan sistem dan proses internal dan menghemat waktu, modal, dan energi.
Manfaat Menulis Proses Dokumentasi
Jika struktur dan detail proses organisasi inti kurang, bisnis berisiko tinggi menjadi tidak efisien. Mendokumentasikan proses memberikan lapisan perlindungan tambahan untuk organisasi Anda. Kurangnya dokumentasi dapat menyebabkan masalah organisasi berikut:
Menambah Nilai Informasi
Jika hanya satu orang yang memiliki pengetahuan mendalam tentang suatu proses, organisasi berisiko kehilangan pengetahuan tersebut saat orang tersebut pergi. Dengan mendokumentasikan prosesnya, informasi yang di pegang oleh orang-orang ini dapat di pecah dan di simpan untuk di akses orang lain.
Membuat Strategi
Tanpa peta jalan, waktu kemungkinan akan terbuang percuma untuk tugas yang tidak perlu atau berulang. Mendokumentasikan proses Anda membantu Anda memecah dan memvisualisasikan iterasi ini sehingga Anda dapat membuat solusi yang lebih baik.
Penyumbatan dapat terjadi pada setiap tahap proses bisnis. Penting untuk mengetahui dari mana datangnya kemacetan dan mengapa. Mengidentifikasi penundaan dan kemacetan lewat dokumentasi proses ini dapat sangat membantu meningkatkan efisiensi.
Meningkatkan Pendapatan
Produktivitas yang lebih rendah berarti lebih banyak waktu dan energi di habiskan untuk menjalankan proses dalam suatu organisasi. Anggota tim kemudian memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mengerjakan proyek baru. Dengan dokumen proses dapat meningkatkan omzet bagi perusahaan. Dokumentasi proses sangat penting untuk keseluruhan operasi dan aliran sistem organisasi.
Menciptakan Inovasi
Mendokumentasikan proses membantu organisasi mempertahankan kecepatan dan kecepatan yang konstan, bahkan ketika bagian-bagian bergerak. Dengan membongkar semuanya (di sebanyak mungkin bagian), sangat mudah untuk memindahkan atau mengganti komponen individual dari proses tersebut.
Ini sangat berguna jika organisasi Anda sedang mengalami restrukturisasi atau pergantian personel. Jika seseorang meninggalkan tim Anda, pengetahuan mereka akan terbawa. Saat rekan tim baru bergabung, dokumentasi akan membantu mereka berkembang pesat.
Membuat Keputusan Tepat
Tentukan proses dan langkah Anda sendiri. Dengan menggali lebih dalam proses organisasi dapat menentukan apakah proses memberikan nilai yang dapat di benarkan untuk organisasi Anda. Anda akan dapat menentukan langkah mana dalam proses yang di perlukan dan efektif.
Mengumpulkan dan mengatur pengetahuan. Dokumen proses berisi pengetahuan kolektif tentang pendekatan tertentu terhadap suatu subjek. Fasilitasi pertumbuhan dan arus informasi di seluruh organisasi Anda dengan membuat dokumen ini mudah di akses oleh anggota tim. Hal ini memungkinkan untuk penilaian diri dan pertimbangan variabel.
Mendokumentasikan proses memungkinkan anggota tim untuk merenungkan kontribusi masing-masing. Anda dapat melihat dengan tepat bagaimana proses memengaruhi hasil. Membuat dokumentasi juga membantu mengidentifikasi di mana penyesuaian perlu di lakukan untuk meningkatkan proses dan mencapai hasil yang lebih baik.
Tim harus menyertakan dokumentasi teknis yang terkait dengan proses pengenalan dan pembelajaran. Ini memastikan bahwa anggota tim baru dan lama memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka. Menentukan parameter memastikan kepatuhan dengan persyaratan keamanan, hukum, atau lainnya.
Ini akan meminimalkan kesalahan. Kesalahan adalah bagian alami dari kehidupan. Namun, dalam bisnis kami ingin menghindari kesalahan sebanyak mungkin. Prosedur langkah demi langkah untuk melakukan tugas akan membantu meminimalkan kesalahan ini. Sekarang setelah Anda mengetahui betapa pentingnya dokumentasi proses bagi organisasi Anda, mari kita lihat penerapannya pada bisnis Anda.
Cara Menulis Dokumentasi Proses
Jika anda ingin membuat dokumentasi proses Tentukan dulu ruang lingkup. Berikut ini saya menulis cara menulis dokumen proses :
Identifikasi Tujuan
Berpikirlah sebelum Anda mulai menulis. Selama waktu ini, Anda harus memutuskan apa yang perlu Anda capai dalam dokumen akhir Anda. Apakah Anda ingin tutorial? Sudahkah Anda membangun proses untuk manajemen senior? Anda harus menentukan nama yang jelas untuk proses yang Anda dokumentasikan dan tujuan yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai.
Tentukan Audiens
Kemudian identifikasi audiens Anda dan jelaskan mengapa Anda perlu menjelaskan prosesnya. Misalnya, apakah itu untuk departemen penjualan atau karyawan baru? Informasi apa yang harus di sertakan bergantung pada audiens Anda.
Menentukan Format
Anda ingin memutuskan hal-hal penting apa yang akan di sertakan dalam dokumen Anda, dan melampaui teks seperti video? Dokumen bisa mendapatkan keuntungan dari grafik, tabel atau diagram alur. PDF atau halaman web mungkin bukan format terbaik.
Tentukan Spesifikasi Ruang Lingkup
Lingkup menentukan apa yang di sertakan dalam dokumen dan apa yang tidak di sertakan. Ini memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas spesifik yang terdokumentasi. Bekerja di area tertentu membantu tim menghindari informasi yang berlebihan.
Menentukan Alat Sumber Daya
Kemudian putuskan apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas. Ini termasuk perangkat lunak, alat, dan modal yang sesuai yang diperlukan untuk setiap langkah proses. Sumber daya ini terkadang disebut input.
Tentukan Urutan Dokumen Proses
Jika memungkinkan, jelaskan urutan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengulangi dokumen proses tersebut. Jika dokumen proses memainkan peran besar dalam meningkatkan efisiensi dan menentukan keberhasilan keseluruhan tugas apa pun.
Namun, tidak semua tugas memiliki urutan yang jelas. Anda mungkin perlu mengevaluasi kemungkinan hasil yang berbeda untuk menentukan urutan proses yang harus dilakukan. Dalam hal ini, buat perintah terpisah untuk setiap skenario.
Menentukan Pihak Bertanggung Jawab
Langkah selanjutnya adalah memikirkan peran pemangku kepentingan. Bagian dokumen ini berisi informasi yang harus sedetail mungkin. Sertakan garis waktu yang diharapkan untuk setiap orang dan bagaimana garis waktu tersebut mendukung sasaran waktu Anda secara keseluruhan.
Identifikasi Batasannya
Dokumentasi harus menjelaskan semua batasan yang membentuk proses. Ini termasuk jadwal proses, tenggat waktu, kendala anggaran, indikator kinerja utama, dan banyak lagi. Jika Anda mempertimbangkan untuk mengubah proses Anda, menetapkan batasan yang jelas dapat membantu Anda memahami keterbatasan Anda.
Anda akan dapat menentukan apa yang dapat diubah dan apa yang harus dibiarkan tidak berubah. Dokumen proses SDM di bawah ini dengan jelas mendefinisikan batasan yang terkait dengan SDM. Dokumen tersebut juga menjelaskan di mana keterlibatan SDM berakhir.
Jelaskan Pengecualian
Catat setiap pengecualian yang mungkin terjadi dan jelaskan dalam dokumentasi proses. Hal yang sama berlaku untuk keadaan yang tidak terduga. Anda harus menentukan kapan anggota tim harus menyimpang dari urutan langkah yang telah ditetapkan.
Tinjau Dan Uji Dokumentasi Proses
Setelah mempertimbangkan semua faktor ini dan mendokumentasikan prosesnya, kami menganalisis pekerjaan tersebut. Edit dokumen Anda. Kemudian uji instruksi dengan melakukan tugas yang dijelaskan, Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda harus mendapatkan hasil yang diinginkan dari tugas Anda.
Jika prosesnya melibatkan banyak pemangku kepentingan, itu bisa menjadi proyek dengan berbagai tingkat umpan balik. Setiap perspektif memberikan lebih banyak peluang untuk mengoptimalkan peningkatan proses.
Tips Menulis Dokumentasi Proses
Sebelum menulis dokumen proses, berikut adalah beberapa petunjuk yang dapat membantu Anda memaksimalkan menulis dokumentasi proses
- Tetap singkat.
- Sertakan visual (jika ada).
- Berikan kekuatan pengeditan tim Anda.
- Tetap fleksibel.
Bagaimana dokumen dibuat dapat berubah seiring waktu. Bahkan, dokumen itu sendiri mungkin diulang beberapa kali Jaga agar pikiran Anda tetap fleksibel untuk hasil terbaik. Sekarang setelah Anda mempelajari praktik terbaik untuk mendokumentasikan proses Anda, Anda dapat mulai membuat.
Baca juga : Cara Menulis Notulen Rapat Yang Benar
Dengan mendokumentasikan langkah-langkah proses yang paling sering di lakukan, tim tidak harus terus-menerus melakukan reinvent the wheel. Sebaliknya, tim akan memiliki baseline yang solid. Sebagai gantinya, Anda dapat memutakhirkan roda sesuai kebutuhan.
