Cara Menulis Notulen Rapat Yang Benar

Apakah Anda tahu seperti apa contoh risalah rapat dan apa yang harus ditulis? Notulen ada risalah rapat catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi dari suatu rapat. Nyatanya, notulensi tidak hanya di perlukan jika Anda menghadiri rapat. Lalu bagaimana Cara Menulis Notulen Rapat Yang Benar.

Acara diskusi juga memerlukan menit untuk mencatat masalah utama. Namun, untuk rapat formal, risalah rapat harus disiapkan dengan lengkap. Padahal, format risalah tersebut tentu saja berbeda dengan rapat dan diskusi informal biasa. Ingin tahu contoh notulen rapat dan cara penulisannya? Simak informasi artikel di bawah ini!

Apa Itu Notulen

Pengertian notulen adalah catatan hasil atau keputusan rapat. Rapat formal seperti rapat eksekutif atau rapat internal membutuhkan risalah sebagai salah satu dokumen resmi. Protokol ini juga di gunakan untuk referensi di masa mendatang menggunakan catatan ini.

Beberapa rapat informal, seperti rapat kantor mingguan atau bulanan, memerlukan risalah notulen untuk mencatat hasil rapat. Notulen biasanya di buat hanya sebagai acuan bagi karyawan untuk mengambil keputusan. Pokok-pokok yang di muat dalam isi risalah adalah topik yang di bahas, usulan dan pendapat audiens yang di pilih, serta peristiwa yang terjadi di sana.

Seseorang yang membuat notulen juga di sebut juru gambar atau sekretaris rapat perusahaan, tetapi karyawan lain dapat menghadiri rapat jika sekretaris tidak ada. Staf kesekretariatan dan pencatatan perlu menjadi pendengar aktif selain keahlian menulis struktur kata.

Seorang notulen atau sekretaris harus dapat dengan cepat dan akurat menangkap informasi dan keputusan penting selama rapat. Penanggung jawab risalah notulen harus menyimpan risalah rapat dengan akurat agar peserta memiliki persepsi yang sama terhadap hasil rapat.

Fungsi Notulen

Sebelum kita dapat memahami seperti apa contoh notulen rapat yang baik, pertama-tama kita perlu mengetahui apa sebenarnya apa manfaat notulen tersebut. Berikut beberapa fitur transkripsi rapat yang harus Anda ketahui :

Menjadi pemandu

Fungsi pertama notulen rapat adalah memandu tindakan kita. Pasalnya, hasil rapat sudah dirinci dalam risalah. Protokol di maksudkan untuk berfungsi sebagai panduan dalam memulai. Selain itu, protokol juga mengungkapkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tindakan. Ini akan memudahkan Anda untuk berhubungan dengan orang-orang yang terlibat saat melakukan aktivitas.

Sebagai pengingat

Selain di gunakan sebagai panduan, notulensi juga dapat di gunakan sebagai pengingat bagi setiap peserta rapat. Memang tidak mudah untuk mengingat hasil rapat, apalagi saat Anda memiliki banyak jadwal rapat. Itu sebabnya Anda membutuhkan notulen rapat yang dapat Anda gunakan sebagai pengingat.

Jadi tidak ada lagi pertanyaan seperti “apa lagi yang harus dilakukan” atau “apa yang harus dilakukan selanjutnya”. Tentunya dengan notulen rapat semuanya terekam dengan rapi dan jelas sehingga Anda tidak pernah melewatkan satu tugas atau contoh pun.

Mencatat Anggota Yang Hadir Atau Tidak

Tentu saja, sulit bagi mereka yang tidak dapat menghadiri rapat tersebut untuk mengetahui apa konsekuensi dari keputusan yang diambil dalam rapat tersebut. Tetapi jika Anda memiliki risalah rapat, jangan khawatir lagi.

Dari situ kita sudah tahu apa yang di bicarakan dalam pertemuan itu dan keputusan apa yang diambil. Inilah sebabnya mengapa membuat notulen rapat sangat penting, terutama ketika peserta tidak dapat hadir.

Menghemat Waktu Rapat

Membuat risalah rapat juga dapat menghemat waktu karena semua anggota tim sudah mengetahui tanggung jawabnya. Mereka tidak perlu terus-terusan menanyakan tugas dan tanggung jawab karena sudah tercatat dalam risalah rapat. Tentu saja, mengetahui apa yang harus segera dilakukan membutuhkan waktu untuk fokus pada pekerjaan.

Cara Menulis Notulen Rapat Yang Benar

Cara penulisan risalah notulen rapat yang paling benar adalah dengan terlebih dahulu menentukan dalam format apa risalah tersebut harus ditulis. Tentunya setiap perusahaan atau lembaga memiliki kebijakan risalah rapat masing-masing.

Biasanya sudah ada contoh template notulen rapat yang di sesuaikan dengan aturan masing-masing perusahaan. Notulen datang dalam berbagai format, tetapi ada beberapa hal yang perlu di ingat. Poin-poin penting yang harus di catat dalam format notulen yang harus di tulis adalah:

Judul rapat

Nama atau judul rapat adalah poin penting yang perlu di ingat saat membuat notulen rapat. Anda dapat menuliskan judul sesuai dengan tujuan rapat. Misalnya, untuk rapat pemasaran bulanan Anda, Anda dapat memberi judul seperti “notulen rapat digital marketing nulisartikel.com untuk desember 2022”.

Tempat Dan Waktu Rapat

Item kedua yang harus di tulis setiap notulen adalah lokasi dan waktu pertemuan. Jika ada jeda, Anda dapat menentukan jumlah menit untuk jeda notulen tersebut. Ini dapat di gunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi apakah pertemuan itu efektif.

Daftar Anggota Rapat

Jangan lupa untuk menuliskan peserta rapat juga. Risalah rapat tidak lengkap tanpa daftar peserta. Tentunya dengan mencatat siapa yang datang ke rapat, Anda bisa dengan mudah mengetahui siapa yang tidak hadir. Oleh karena itu, mereka yang tidak dapat hadir dapat segera di beritahu tentang protokol notulen hasil tersebut.

Tujuan Rapat

Format notulen rapat lainnya yang penting adalah menuliskan tujuan rapat. Misalnya, dalam rapat untuk menentukan strategi pemasaran konten nulisartikel.com, cukup tulis “tentukan strategi pemasaran konten website Nulisartikel.com“.

Pembahasan Dan Hasil Rapat

Hasil diskusi dan keputusan konferensi rapat merupakan momen kunci dalam setiap protokol. Notulen rapat resmi atau tidak, tentu harus mencantumkan hasil rapat. Pada bagian ini, Anda dapat menuliskan secara singkat poin-poin penting dari setiap topik yang di bahas.

Selanjutnya, hasil pertemuan juga harus dicatat secara lengkap, termasuk penunjukan anggota dan tonggak rencana aksi. Dengan cara ini, anggota tim dapat lebih mudah mempelajari tugas dan tanggung jawab mereka dari keputusan yang di buat dalam rapat.

Contoh Notulen Digital Marketing

Baca juga : Cara Menulis Rapi Di Buku

Nah lengkap sudah artikel tentang Cara Menulis Notulen Rapat Yang Benar. Saya harapkan artikel ini dapat membantu anda dalam mencari cara untuk menulis notulen rapat yang benar serta bagaimana cara membuatnya menjadi lebih baik dari hari ke hari.